Privacyverklaring Vrij CLB De Havens

Vrij CLB De Havens is een centrum voor leerlingenbegeleiding met vier vestigingsplaatsen. De administratieve zetel is gevestigd in Sint-Maartensbilk 2, 8000 Brugge. Verder in deze tekst wordt naar ons CLB verwezen met de persoonlijk voornaamwoorden ‘wij’ of ‘ons’.

Als u vragen heeft over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met ons aanspreekpunt informatieveiligheid door uw vragen te mailen naar info@vrijclbdehavens.be.

Uw persoonsgegevens zijn uw naam, adres, e-mail en telefoonnummer en alle gegevens op basis waarvan u op een unieke manier als natuurlijke persoon kan geïdentificeerd worden.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. Wij verwerken de gegevens in overeenstemming met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en met de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

We verwerken uw persoonsgegevens in de meeste gevallen omdat dit ons door de decreetgever wordt opgelegd. Voor andere verwerkingen zullen wij om uw toestemming vragen, tenzij de verwerking noodzakelijk is om uitvoering te geven aan een overeenkomst die u met ons heeft afgesloten.

Welke gegevens we verwerken is afhankelijk van de relatie die we met u hebben. In de meeste gevallen is dat de relatie leerling/onderwijspartner of werkgever/werknemer. Concreet verwerken wij, afhankelijk van uw hoedanigheid, mogelijk de volgende persoonsgegevens op basis van de volgende redenen :

• U bent een leerling of diens ouder: wij hebben uw persoonsgegevens nodig om onze decretale taken op het vlak van leerlingenadministratie en -begeleiding te kunnen uitoefenen. Leerlingenbegeleiding omvat de bevordering van de integrale gezondheid, de groei en ontwikkeling van leerlingen, het bevestigen van het normale groei- en ontwikkelingsproces en het tijdig detecteren van risicofactoren, signalen en symptomen van gezondheids-, welzijns- en ontwikkelproblemen. Wij verwerken identificatiegegevens, contactgegevens, gegevens over de gezinssamenstelling en schoolloopbaan, gezondheidsgegevens en psychologische gegevens.
• U bent werknemer: wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de administratie van salarissen, en vergoedingen, de toepassing van de sociale wetgeving, evaluatie en opvolging en de planning van opleiding en loopbaan. Privacyverklaring Vrij CLB De Havens. Wij verwerken identificatiegegevens, financiële gegevens, beroepsloopbaangegevens en opleidingsgegevens.
• U bent sollicitant: wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor aanwerving en selectie Wij verwerken identificatiegegevens, beroepsloopbaangegevens en opleidingsgegevens.
• U bent (medewerker van) een leverancier: wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de opvolging van het contract met uw werkgever, het voldoen aan de fiscale en sociale verplichtingen, het behandelen arbeidsongevallen. Wij verwerken identificatiegegevens indien ons dit door de wet is opgelegd.

• U bent een bezoeker van onze website: wij gebruiken cookies. Dat zijn kleine stukjes informatie die worden doorgestuurd en opgeslagen op de harde schijf van uw computer. Deze informatie wordt bij elk bezoek teruggestuurd naar de beheerder van de website. Zij worden enkel gebruikt om uw identiteit te verifiëren, wat de navigatie vergemakkelijkt.
  

Wij ontvangen identificatiegegevens en schoolloopbaangegevens van het Vlaams Agentschap voor onderwijsdiensten. Medische gegevens worden doorgaans door onszelf verzameld, aangereikt door ouders of mits toestemming van de ouders overgemaakt door derden (bv. behandelende artsen). Relevante gegevens i.k.v. de begeleidingsopdracht van het CLB kunnen ons door de school of derden worden overgemaakt mits toestemming van de ouders.

We leven hierbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn.

Iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat een leerling begeleidt, is bevoegd om de gegevens waarvan sprake is in punt 4. op te vragen.

De gegevens worden verwerkt zolang de leerling school loopt.

CLB-medewerkers zijn gebonden aan beroepsgeheim en hanteren een deontologische code die het onafhankelijk optreden van de CLB-medewerkers waarborgt.

Het centrum bewaart het multidisciplinaire dossier van de leerling tot ten minste tien jaar na de datum van het laatst uitgevoerde systematische contact of de laatst uitgevoerde vaccinatie. In afwijking van het eerste lid worden de gegevens van leerlingen die hun onderwijsloopbaan beëindigd hebben in het buitengewoon onderwijs, bewaard tot op het ogenblik dat de betrokkenen de leeftijd van dertig jaar bereikt hebben.

Voor bepaalde specifieke dienstverlening doen wij een beroep op derden, die in het kader van die dienstverlening bepaalde persoonsgegevens verwerken. Dit gebeurt steeds in het kader van een verwerkersovereenkomst waarin wij eisen dat zij uw persoonsgegevens verwerken op een wijze die strookt met de algemene verordening gegevensbescherming en met de toepasselijke federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

• voor het verwerken van leerlingengegevens: bvba Lemonade, met zetel in de Volhardingslaan 2 te 3001 Leuven en ondernemingsnummer 0880009437. Deze firma staat in voor het beheer van de applicatie LARS (Leerling Activiteiten en Registratie Systeem).
• voor het verwerken van werknemersgegevens: Broekx BVBA, Koerweg 20, 3600 Genk. Deze firma staat in voor de applicatie ‘Schooladministratie’, waarmee we onze personeelsdossiers beheren.

We zijn in bepaalde gevallen wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegevens door te geven aan andere overheden.

Zo worden decretaal bepaalde leerlingengegevens overgemaakt aan het Vlaams Agentschap voor onderwijsdiensten, het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid en het Vlaams Agentschap Jongerenwelzijn.

Door ons toegediende vaccinaties worden geregistreerd in het Vaccinatieregistratiesysteem van de Vlaamse overheid Vaccinnet. Dat is toegankelijk via https://www.myhealthviewer.be/index.html , waar ieder zijn vaccinaties kan raadplegen.

Indien de leerling van school verandert dragen wij het multidisciplinair CLB-leerlingendossier over aan het CLB dat de nieuwe school begeleidt.

In samenspraak met de leerling of ouders kunnen scholen en begeleidings- en ondersteuningsdiensten relevante gegevens over de leerling ontvangen i.k.v. de begeleiding.

Wij zorgen ervoor dat deze overdrachten stroken met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

We geven uw gegevens niet door aan organisaties of instanties in landen buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen elk misbruik of ongeautoriseerde toegang. Zo zijn alle personeelsleden met toegang tot persoonsgegevens gehouden tot geheimhouding daarvan. Wij hanteren tevens een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen, wij beveiligen onze systemen tegen malware en hacking, wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten en wij testen en evalueren op regelmatige basis onze beveiligingsmaatregelen.

U heeft te allen tijde het recht om de gegevens die we over u verwerken in te kijken. Wij zullen u dan tevens aanvullende informatie geven over de verwerkingen. Indien nodig kan u uw gegevens ook laten verbeteren. U kan tevens verzoeken om uw gegevens te verwijderen of u verzetten tegen bepaalde verwerkingen of overdrachten.

Als u de voorafgaande rechten wenst uit te oefenen, als u andere vragen heeft in verband met uw privacy, of als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken kan u hiervoor terecht op het e-mailadres info@vrijclbdehavens.be Indien bij dergelijke vraag twijfels kunnen bestaan over uw identiteit zullen wij u verzoeken om een identiteitsbewijs, zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens, www.vtc.corve.be

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.